In Mendato bietet die Funktion Dateien im Auftragsbereich die Möglichkeit, relevante Dokumente, Bilder und andere spezifische Dateien für einen bestimmten Auftrag hochzuladen.
Die Dateien sollten idealerweise direkt mit dem Auftrag oder den Ausführern zu tun haben, um sicherzustellen, dass nur notwendige und hilfreiche Informationen bereitgestellt werden. Dies kann z.B. Leistungsverzeichnisse, Schlüssel-Übergabeprotokolle und andere auftragsrelevante Dokumente umfassen.
Idealerweise werden die hochgeladene Dokumente in den Anweisungen eines Auftrags verlinkt, damit auch Reinigungskräfte die Dateien über Mendato Operations einsehen können.
Warum Dateien zu einem Auftrag hinzufügen?
Das Hinzufügen von Dateien zu einem Auftrag bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Erleichterter Informationsaustausch: Mitarbeiter können jederzeit auf die hinterlegten Dokumente und Bilder zugreifen, ohne dass sie separate Anweisungen benötigen.
Klarheit und Verständlichkeit: Visualisierungen und detaillierte Anweisungen, wie z.B. Grundrisse, Reinigungspläne oder Checklisten, können Missverständnisse minimieren.
Effiziente Einsatzplanung: Dateien wie Sicherheitsvorschriften, Wartungsanleitungen oder Schulungsunterlagen helfen den Mitarbeitern, die Arbeit sicher und korrekt auszuführen.
Dokumentation und Nachverfolgbarkeit: Wichtige Dokumente bleiben im System archiviert und können bei Bedarf jederzeit eingesehen werden, was die Nachverfolgbarkeit von Anweisungen und Auftragsdetails verbessert.
Wie fügt man Dateien zu einem Auftrag hinzu?
Um Dateien zu einem Auftrag hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:
Auftrag öffnen: Navigieren Sie in Mendato zu dem gewünschten Auftrag und wählen Sie den Reiter Dateien.
Datei hochladen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen. Dadurch öffnet sich der Dateimanager Ihres Computers.
Datei auswählen: Navigieren Sie im Dateimanager zu der Datei, die Sie hochladen möchten. Diese kann ein Bild, ein PDF, ein Dokument oder ein anderer Dateityp sein.
Hochladen bestätigen: Wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie den Upload. Die Datei wird nun in Mendato gespeichert und ist im Auftrag unter dem Reiter Dateien verfügbar.
Nach dem Hochladen können die Dateien von Mendato Aufträge Benutzer eingesehen werden. Damit Reinigungskräfte Zugriff auf die Dateien erhalten, müssen diese in den Anweisungen verlinkt werden.