In Mendato bietet die Funktion Dateien im Auftragsbereich die Möglichkeit, relevante Dokumente, Bilder und andere spezifische Dateien für einen bestimmten Auftrag hochzuladen.
Die Dateien sollten idealerweise direkt mit dem Auftrag oder den Ausführern zu tun haben, um sicherzustellen, dass nur notwendige und hilfreiche Informationen bereitgestellt werden. Dies kann z.B. Leistungsverzeichnisse, Schlüssel-Übergabeprotokolle und andere auftragsrelevante Dokumente umfassen.
Idealerweise werden die hochgeladenen Dokumente in den Anweisungen eines Auftrags verlinkt, damit auch Reinigungskräfte die Dateien über Mendato Operations einsehen können.
Warum Dateien zu einem Auftrag hinzufügen?
Das Hinzufügen von Dateien zu einem Auftrag bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Erleichterter Informationsaustausch: Mitarbeiter können jederzeit auf die hinterlegten Dokumente und Bilder zugreifen, ohne dass sie separate Anweisungen benötigen.
Klarheit und Verständlichkeit: Visualisierungen und detaillierte Anweisungen, wie z.B. Grundrisse, Reinigungspläne oder Checklisten, können Missverständnisse minimieren.
Effiziente Einsatzplanung: Dateien wie Sicherheitsvorschriften, Wartungsanleitungen oder Schulungsunterlagen helfen den Mitarbeitern, die Arbeit sicher und korrekt auszuführen.
Dokumentation und Nachverfolgbarkeit: Wichtige Dokumente bleiben im System archiviert und können bei Bedarf jederzeit eingesehen werden, was die Nachverfolgbarkeit von Anweisungen und Auftragsdetails verbessert.
Wie fügt man Dateien zu einem Auftrag hinzu?
Um Dateien zu einem Auftrag hinzuzufügen, folge diesen Schritten:
Auftrag öffnen: Navigiere in Mendato zu dem gewünschten Auftrag und wähle den Reiter Dateien.
Datei hochladen: Klicke auf die Schaltfläche Datei hochladen. Dadurch öffnet sich der Dateimanager Deines Computers.
Datei auswählen: Navigiere im Dateimanager zu der Datei, die Du hochladen möchtest. Diese kann ein Bild, ein PDF, ein Dokument oder ein anderer Dateityp sein.
Hochladen bestätigen: Wähle die Datei aus und bestätige den Upload. Die Datei wird nun in Mendato gespeichert und ist im Auftrag unter dem Reiter Dateien verfügbar.
Nach dem Hochladen können die Dateien von allen Mendato-Benutzern mit Zugriff auf den Auftrag eingesehen werden. Damit Reinigungskräfte Zugriff auf die Dateien erhalten, müssen diese in den Anweisungen verlinkt werden.