Auf der Mitarbeiter-Detailseite legst du mit Verfügbarkeitsregeln fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten ein Mitarbeiter verfügbar oder blockiert ist. Die Regeln machen die Verfügbarkeit im Kalender des Mitarbeiters und im Dienstplan sichtbar und helfen dir, Einsätze passend zu planen.
1. Wo finde ich die Verfügbarkeit?
Öffne Stammdaten > Mitarbeiter und wähle einen Mitarbeiter aus.
Auf der Detailseite findest du – direkt unter dem Arbeitszeitmodell – die Karte Verfügbarkeit.
Über Regel erstellen bzw. Hinzufügen legst du eine neue Regel an.
2. Regel anlegen
Beim Anlegen einer Regel triffst du folgende Einstellungen:
Typ: Verfügbar oder Blockiert – also ob der Mitarbeiter in diesem Zeitraum eingeplant werden soll oder nicht.
Wiederholung: Wähle Wöchentlich, um einen oder mehrere Wochentage festzulegen (die Regel gilt dann jede Woche), oder Datum / Zeitraum für einen einmaligen Zeitraum mit Von- und optionalem Bis-Datum.
Ganztägig oder Uhrzeit: Standardmäßig gilt die Regel ganztägig. Entferne den Haken bei Ganztägig, um ein Uhrzeitfenster (Von–Bis) festzulegen.
Notiz (optional): Ein kurzer Hinweis zur Regel, z. B. der Grund für eine Blockierung.
Speichere die Regel anschließend über Speichern.
Tipp: Trägst du als Ende 00:00 ein, gilt das als Ende des Tages (24:00). Ein Zeitfenster, das über Mitternacht hinausgeht, wird beim Speichern automatisch in zwei Regeln aufgeteilt.
3. Verfügbar oder blockiert – was bedeutet das?
Verfügbar: Der Mitarbeiter steht in diesem Zeitraum grundsätzlich für Einsätze zur Verfügung. Beispiel: „Jeden Samstag von 08:00 bis 14:00 verfügbar".
Blockiert: Der Mitarbeiter soll in diesem Zeitraum nicht eingeplant werden. Beispiel: „Montags nicht verfügbar" oder „Vom 10.–14.03. blockiert".
4. Wo werden die Regeln angezeigt?
Verfügbarkeitsregeln erscheinen als farbiger Hintergrund – sowohl im Kalender auf der Mitarbeiter-Detailseite als auch im Dienstplan:
🟩 Grün: verfügbare Zeiten (Regel „Verfügbar").
🟥 Rot: blockierte Zeiten (Regel „Blockiert").
Grau schraffiert: Tage, an denen laut Arbeitszeitmodell keine Sollzeit hinterlegt ist – an denen also nicht gearbeitet werden soll (z. B. reguläre freie Tage oder Wochenenden).
So siehst du auf einen Blick, wann ein Mitarbeiter laut Arbeitszeitmodell arbeitet und wann er zusätzlich als verfügbar oder blockiert markiert ist.
Hinweis: Die Verfügbarkeitsregeln dienen aktuell als Planungshilfe. Sie zeigen die Verfügbarkeit an, verhindern aber nicht, dass ein Mitarbeiter außerhalb dieser Zeiten eingeplant wird. So behältst du die Kontrolle und kannst im Einzelfall bewusst abweichen.
5. Regeln bearbeiten oder löschen
Über das Bearbeiten-Symbol (Stift) passt du eine bestehende Regel an.
Über das Löschen-Symbol (Papierkorb) entfernst du eine Regel wieder.
6. Verfügbarkeit, Arbeitszeitmodell und Abwesenheiten
Diese drei Funktionen ergänzen sich:
Arbeitszeitmodell: legt die vertragliche Sollzeit fest – also wie viele Stunden ein Mitarbeiter arbeitet.
Verfügbarkeit: legt fest, wann ein Mitarbeiter grundsätzlich verfügbar oder blockiert ist – wiederkehrend oder für einen bestimmten Zeitraum.
Abwesenheiten: erfassen konkrete Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit und wirken sich direkt auf die Einsatzplanung aus.
Wie du die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters im Dienstplan abliest, erfährst du im Artikel Verfügbarkeit feststellen.