In Mendato legst du fest, wer für welches Objekt verantwortlich ist und wer wem unterstellt ist. Dafür gibt es zwei Zuordnungen: Objektleiter mit ihren betreuten Objekten und Vorgesetzte mit ihren unterstellten Mitarbeitern. So machst du Verantwortlichkeiten sichtbar und filterst Listen und den Dienstplan gezielt auf einen Zuständigkeitsbereich.
1. Objektleiter und Vorgesetzte im Überblick
Objektleiter: ein Mitarbeiter, dem mindestens ein Objekt zugeordnet ist. Du musst dafür kein eigenes Kennzeichen setzen – sobald ein Objekt zugeordnet ist, wird der Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste als Objektleiter markiert. Ein Objekt kann mehrere Objektleiter haben, ein Objektleiter mehrere Objekte.
Vorgesetzte: Jeder Mitarbeiter kann einen oder mehrere Vorgesetzte haben. Aus Sicht des Vorgesetzten erscheinen diese Mitarbeiter als unterstellte Mitarbeiter.
Hinweis: Standardmäßig sind beide Zuordnungen organisatorisch und schränken nichts ein. Über die Benutzerrolle kannst du sie zusätzlich für die Sichtbarkeit nutzen – Benutzer sehen dann nur ihre zugewiesenen Objekte und Mitarbeiter (siehe Abschnitt 7).
2. Objektleiter einem Objekt zuordnen
Dafür gibt es drei Wege:
Im Objekt: Öffne Stammdaten > Objekte, wähle das Objekt aus und klicke auf Bearbeiten. Am Ende des Formulars findest du das Feld Objektleiter und wählst dort einen oder mehrere Mitarbeiter aus. Das Feld steht auch beim Erstellen eines Objekts zur Verfügung.
Über den Mitarbeiter: auf der Mitarbeiter-Detailseite in der Karte Betreute Objekte (siehe Abschnitt 3).
Für mehrere Objekte gleichzeitig: Setze in der Objektliste die Häkchen vor den gewünschten Objekten und klicke oben auf Objektleiter zuweisen. Wähle im Dialog einen oder mehrere Objektleiter aus und bestätige mit Zuweisen. Bestehende Zuordnungen bleiben dabei erhalten.
Zugeordnete Objektleiter siehst du auf der Objekt-Detailseite in der Zeile Objektleiter sowie in der Spalte Objektleiter der Objektliste und der Objektübersicht beim Kunden. Ein Klick auf den Namen öffnet den Mitarbeiter.
3. Karte „Betreute Objekte" beim Mitarbeiter
Öffne Stammdaten > Mitarbeiter und wähle einen Mitarbeiter aus. Unterhalb der Stammdaten findest du die Karte Betreute Objekte.
Hinzufügen: Klicke auf Hinzufügen, wähle ein oder mehrere Objekte aus und bestätige. Bereits zugeordnete Objekte werden nicht erneut angeboten.
Öffnen: Ein Klick auf den Objektnamen öffnet das Objekt.
Entfernen: Über das Papierkorb-Symbol in der Zeile entfernst du das Objekt nach einer Rückfrage. Entfernst du das letzte Objekt, gilt der Mitarbeiter nicht mehr als Objektleiter.
Ab sechs Einträgen blättert die Karte seitenweise – ein Objektleiter kann also problemlos viele Objekte betreuen.
4. Vorgesetzte und unterstellte Mitarbeiter festlegen
Auch hier hast du zwei Wege:
Beim Mitarbeiter: Klicke auf der Mitarbeiter-Detailseite auf Bearbeiten und wähle im Feld Vorgesetzte einen oder mehrere Mitarbeiter aus.
Beim Vorgesetzten: Nutze auf dessen Detailseite die Karte Unterstellte Mitarbeiter und klicke auf Hinzufügen.
Sobald mindestens ein Vorgesetzter hinterlegt ist, erscheint er in den Stammdaten des Mitarbeiters in der Zeile Vorgesetzte. Über das Papierkorb-Symbol in der Karte Unterstellte Mitarbeiter löst du eine Zuordnung wieder.
5. Zuordnungen auf einen anderen Mitarbeiter übertragen
Wechselt ein Objektleiter die Position oder verlässt er das Unternehmen, musst du die Zuordnungen nicht einzeln umhängen:
Öffne die Karte Betreute Objekte oder Unterstellte Mitarbeiter.
Klicke oben rechts in der Karte auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Zuordnung übertragen.
Wähle den Ziel-Mitarbeiter aus und bestätige mit Übertragen.
Alle Einträge der Karte wechseln zum ausgewählten Mitarbeiter. Betreute Objekte und unterstellte Mitarbeiter überträgst du dabei getrennt voneinander. Das Menü erscheint nur, wenn die Karte mindestens einen Eintrag enthält.
6. Nach Objektleiter und Vorgesetzten filtern
Mitarbeiterliste (Stammdaten > Mitarbeiter): Filter Vorgesetzter und Ist Objektleiter (Ja/Nein).
Objektliste (Stammdaten > Objekte): Filter Objektleiter.
Dienstplan: Im Filter über dem Kalender wählst du einen Objektleiter aus – angezeigt werden dann nur Einsätze in dessen Objekten. Im Filter der Mitarbeiterliste auf der linken Seite steht zusätzlich Vorgesetzter zur Verfügung.
Meine Objekte: Ist dein Benutzer mit einem Mitarbeiter verknüpft, der selbst Objektleiter ist, erscheint im Dienstplan die Schaltfläche Meine Objekte. Ein Klick beschränkt die Ansicht auf deine eigenen Objekte, ein weiterer Klick hebt die Einschränkung wieder auf.
In den Objektleiter-Filtern werden nur Mitarbeiter angeboten, die aktuell mindestens ein Objekt betreuen.
Wie du den Dienstplan insgesamt nutzt, erfährst du im Artikel Einführung in den Dienstplan.
7. Sichtbarkeit über die Benutzerrolle einschränken
Standardmäßig sieht jeder Benutzer weiterhin alle Objekte und Mitarbeiter. In der Benutzerrolle kannst du die Sichtbarkeit im Abschnitt Sichtbarkeit einschränken:
Objekte: Mit „Nur zugewiesene Objekte" sehen Benutzer mit dieser Rolle nur die Objekte, denen sie als Objektleiter zugeordnet sind.
Mitarbeiter: Mit „Nur zugewiesene Mitarbeiter" sehen sie nur die Mitarbeiter, denen sie als Vorgesetzter zugeordnet sind.
Die Einschränkung wirkt in Mendato Aufträge und Mendato Buchhaltung – in Listen, Detailansichten, Filtern und der Suche. Maßgeblich sind die Zuordnungen des Mitarbeiters, der mit dem Benutzer verknüpft ist.
📍 Wo? → Einstellungen > Benutzer > Tab Rollen > Rolle bearbeiten > Sichtbarkeit