Die Abrechnung von Baureinigungen kann oft kompliziert sein, besonders wenn mehrere Mitarbeiter im Einsatz sind und sich ihre Verfügbarkeit ständig ändern kann. Mit Mendato wird dieser Prozess jedoch erheblich vereinfacht. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Baureinigungen per Zeiterfassung effizient abwickeln können.
Herausforderungen bei der Baureinigung
In der Praxis sind nicht immer alle eingeplanten Mitarbeiter vor Ort. Es kommt vor, dass jemand für eine Sonderreinigung abgezogen wird, krank ist oder die Schichten getauscht werden. Diese Variabilität macht es schwierig, die tatsächlichen Arbeitsstunden zu erfassen und korrekt abzurechnen, insbesondere wenn Sie keine spezialisierte Software verwenden.
Schritt 1: Auftragserstellung
Mit Mendato beginnen Sie damit, einen neuen Auftrag anzulegen. Wählen Sie den Kunden, z.B. eine Baufirma, sowie das Objekt, in dem die Reinigung stattfindet. Legen Sie das Startdatum fest, idealerweise einen Tag, an dem die Zeiterfassung bereits begonnen hat. Fügen Sie die Leistung „Baureinigung“ hinzu und klicken Sie auf „Erstellen“.
Schritt 2: Abrechnungspositionen definieren
Definieren Sie die Abrechnungspositionen für den Auftrag. Wählen Sie die Baureinigung als Typ Leistung aus und entscheiden Sie sich dafür, die Abrechnung pro Einsatz durchzuführen. Die Quelle für die Abrechnung wählen Sie als „Zeiterfassung“, sodass alle erfassten Zeiten automatisch in die Buchhaltung übertragen werden.
Schritt 3: Einsätze planen
Jetzt müssen Sie Einsätze erstellen. Da es sich um eine einmalige Aktion handelt, wählen Sie den gesamten Zeitraum der letzten Woche aus. Geben Sie an, wie viele Mitarbeiter (z.B. vier) benötigt werden, und erstellen Sie die Einsätze.
Schritt 4: Mitarbeiter zuordnen
Fügen Sie die entsprechenden Mitarbeiter zu den Einsätzen hinzu. Wichtig ist, dass Sie dabei in die Vergangenheit zurückgehen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt den jeweiligen Einsätzen zugeordnet werden.
Schritt 5: Zeiterfassung erstellen
Normalerweise kommen die Zeiterfassungen automatisch über eine Start-Stopp-Funktion ins System. Für diesen Artikel haben wir die Zeiten manuell erstellt. Überprüfen Sie die Planzeit und erstellen Sie die Ist-Zeit. Bestätigen Sie die Zeiten für alle Mitarbeiter, damit sie automatisch in die Abrechnung übertragen werden.
Schritt 6: Abrechnung abschließen
Sobald die Zeiten bestätigt sind, zeigt das System an, dass die Abrechnung bereit ist. Wechseln Sie zur Buchhaltung, wo nun die Stunden der Baureinigung als summierter Posten für den entsprechenden Tag erscheinen.
Fazit
Mit Mendato wird die Abrechnung von Baureinigungen durch die Zeiterfassung einfach und effizient. Statt auf Papierstundenzettel warten zu müssen, profitieren Sie von einer automatisierten und transparenten Lösung, die Ihnen Zeit und Mühe spart. Beginnen Sie noch heute, Ihre Baureinigungen smarter zu verwalten! Bei Fragen steht Ihnen unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.