Hier ist ein Überblick:
Es müssen keine neuen Aufträge erstellt werden, praktisch wird nur noch ein Auftrag pro Objekt benötigt.
Es gibt nun 2 Arten von Mengen: fest und dynamisch. Jeder Einsatz der pauschal mit Menge 1 im System steht, sollte einmalig bearbeitet werden, die Menge auf fest einstellen.
Einsätze abschließen, gibt es nicht mehr. Dies heißt nun 'zu erledigen' und wird entweder per Eingabe, Leistungsbeleg oder Zeiterfassung erledigt.
1 Muss ich jetzt alle Aufträge neu anlegen?
NEIN. Es ist nicht notwendig, alle Aufträge neu zu erstellen. Dennoch gibt es einige Empfehlungen:
Aufträge ohne Ausführer, die nur für Anfahrten, Materialien oder andere Posten erstellt wurden, sollten gelöscht werden.
Integriere diese Positionen stattdessen als Abrechnungstypen (Leistung, Anfahrt, Material) in den jeweiligen Auftrag. Dadurch wird es effizienter, nur noch einen Auftrag pro Objekt zu nutzen.
Obwohl es theoretisch möglich ist, für jede Leistung einen separaten Auftrag zu erstellen, genügt in der Praxis ein einziger Auftrag pro Objekt.
2 Neue Option für die Menge: fest oder dynamisch
Die Abrechnungsmethode für Mengen bietet nun zwei Optionen: fest (automatisch abrechnen) und dynamisch (per Eingabe, Leistungsbeleg oder Zeiterfassung abrechnen).
Da es zuvor nur die dynamische Abrechnung gab, müssen alle bestehenden Aufträge einmalig angepasst werden, um die Menge auf „fest“ zu setzen.
So geht’s: Öffne den Auftrag, bearbeite die Abrechnungsposition, stelle die Menge auf „fest“ um und speichere die Änderungen. Dadurch können Einsätze automatisch abgerechnet und abgeschlossen werden.
Alternativ: Nutze die Auftragsabrechnung in Mendato Buchhaltung > Abrechnungen > Aufträge, um per Filter
alle Aufträge anzeigen zu lassen, die vorher eine Eingabe benötigt haben. Klicke auf bearbeiten und ändere die Menge auf 'fest' und hinterlege den Wert 1.
3 Einsätze abschließen gibt es nicht mehr
Die Funktion „Einsätze abschließen“ wurde in Mendato durch „zu erledigen“ ersetzt. Diese Änderung erlaubt eine flexiblere Handhabung offener Einsätze, die über drei Quellen verwaltet werden:
Eingabe: Hier wird eine ausstehende Menge manuell eingetragen, und dadurch ein ausstehender Posten erzeugt.
Leistungsbeleg: Der Einsatz wird durch eine Unterschrift bestätigt und als ausstehender Posten in die Buchhaltung übertragen.
Zeiterfassung: Die Zeiterfassung wird in Personenstunden abgerechnet. Sobald sie bestätigt ist, wird ebenfalls ein ausstehender Posten erstellt.
Alle fehlende Mengen werden wie bei Einsätze abschließen im Dashboard dargestellt.
Diese Quellen bieten eine klare Struktur zur Verwaltung und Abrechnung von Einsätzen, wodurch die Funktion „zu erledigen“ detaillierter und bedarfsgerechter ist als die frühere „Einsätze abschließen“-Option.
Sammelleistungen in den Stammdaten
Für Aufträge ohne zugeordnete Leistung wurde automatisch eine Sammelleistung unter Stammdaten > Leistungen erstellt.
Empfehlung: Ordne diese Sammelleistungen den korrekten Leistungen zu, um die Sammelleistung zu bereinigen und bei Bedarf zu löschen.
Neu: Leistungsbeleg-Vorlage
Überprüfe deinen Leistungsbeleg: Stelle sicher, dass alle relevanten Daten vollständig und korrekt enthalten sind.
Leistungsbeleg-Vorlage: Du kannst nun eine Vorlage erstellen und feste Mengen hinterlegen, sodass der Mitarbeiter diese nicht mehr manuell eingeben muss.
Es gibt zudem die Option, Planzeiten für den Mitarbeiter auszublenden, falls dies erforderlich ist.
Öffne den Auftrag, im Bereich Leistungen kann über das + eine Leistungsbeleg-Vorlage erstellt werden.
Philosophische Frage: Müssen jetzt alle Aufträge neu erstellt werden?
Die Antwort lautet weiterhin: Nein, es ist nicht nötig, neue Aufträge zu erstellen.
Ein Auftrag pro Objekt reicht aus, um alle Leistungen für dieses Objekt abzudecken.
Empfehlung: Kündige unnötige Aufträge, die nur für Anfahrten oder Materialien erstellt wurden, und füge diese Posten als Abrechnungspositionen in den Hauptauftrag ein.
Mit diesen Anpassungen kannst du die neuen Funktionen optimal nutzen und deine Auftragsverwaltung effizienter gestalten.