Mit der Auftragserstellung von Mendato lassen sich alle (Dienst-)Leistungen eines Objekts in einem Auftrag abbilden.
Um einen neuen Auftrag in Mendato zu erstellen, benötigt es nur 4 Schritte.
Auftragsdetails: Wo und ab wann findet der Auftrag statt?
Leistungen: Welches Leistungen werde im Auftrag durchgeführt?
Abrechnung: Wie werden die Leistungen abgerechnet?
Schichten & Einsätze: Wann wird welche Leistung durchgeführt?
1. Auftragsdetails
Im ersten Schritt werden Auftragsdetails wie Kunden, Objekt, Start- & Enddatum festgelegt.
Kunde: Rechnungsadresse
Objekt: Ausführungsort
Startdatum: Start der Ausführung
Enddatum: Nur bei einmaligen Aufträgen notwendig.
2. Leistungen
Im zweiten Schritt werden alle durchzuführende Leistungen des Objekts hinzugefügt. Es kann sich dabei um eine alleinstehende Leistung oder mehrere Leistungen handeln.
Klicke auf hinzufügen, um eine Auftragsleistung zu erstellen.
Wähle aus einer bestehenden Leistung aus oder erstelle eine neue Leistung per Eingabe.
Leistung: Auswählen oder Leistung erstellen.
Titel: Der Titel der Leistung für diesen Auftrag.
Ausführung auf Nachfrage: Nur wenn keine Schichten benötigt werden.
Klicke auf erstellen, damit die Auftragsleistung hinzugefügt wird.
Dieser Vorgang kann unbegrenzt wiederholt und auch nachträglich bearbeitet oder weitere Leistungen hinzugefügt werden.
Klicke auf weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen.
3. Abrechnung
Im dritten Schritt werden auf Basis der Auftragsleistungen die Abrechnungspositionen hinzugefügt.
Für einen Abrechnungsposten gibt es 3 verschiedene Typen:
Leistung: Die auszuführende Dienstleistung.
Anfahrt: Anfahrt pro geplanten Einsatz (wird automatisch erzeugt).
Material: Materialeinsatz der dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
Ebenso können 3 Abrechnungsmodelle gewählt werden:
Einmalig: Es wird einmalig für einen festen Zeitraum ein Rechnungsposten erzeugt
Wiederholend: Jede Woche/Monat/Jahr wird automatisch ein Rechnungsposten erzeugt
Pro Einsatz: Erzeugt pro Einsatz einen Abrechnungsposten mit fester Menge(automatisch) oder mit dynamischer Menge (per Quelle).
Klicke auf hinzufügen, um eine oder mehrere Abrechnungspositionen zu erstellen.
Abrechnungspositionen erstellen
Abrechnungspositionen können nur vom Kunden gesehen werden. Trage alle wichtigen Informationen ein, die der Kunde auf der Rechnung wünscht.
So erstellst Du eine Abrechnungsposition:
Eine Abrechnungsposition besteht aus 3 Abschnitten:
Zuordnung (Auftragsleistung)
Abrechnungsdetails (Typ, Titel, Beschreibung)
Abrechnungsart (Abrechnungsmodell, Startdatum, Menge/Einheit, Preis)
Zuordnung (Auftragsleistung)
Bei der Zuordnung der Auftragsleistung geht es darum, aus einer Auftragsleistung die Abrechnungsposition zu erstellen.
Abrechnungsdetails
Abrechnungsdetails bestehen aus Typ, Titel und Beschreibung. Der Typ bestimmt darüber ob es sich bei der Position um eine Leistung, Anfahrt oder Material handelt. Der Titel und Beschreibung erscheinen nur auf der Rechnung.
Abrechnungsart
Bei der Abrechnungsart gibt es folgende Abrechnungsmodelle: Einmalig, Wiederholend und pro Einsatz. Sie bestimmen darüber wie häufig abgerechnet werden soll.
Mit einem Klick auf Erstellen wird die Abrechnungsposition erzeugt.
Es können weitere Abrechnungspositionen hinzugefügt werden. Sind alle Abrechnungspositionen fertig, geht es mit einem klick auf weiter zum letzten Schritt.
4 Schichten & Einsätze
Nun wird auf Grundlage der Auftragsleistungen eine Schicht oder ein Einsatz erstellt.
In diesem Beispiel erstellen wir eine Schicht:
Eine Schicht besteht aus:
Auftragsleistungen: Wähle eine oder mehrere Auftragsleistungen aus.
Startdatum: Tag der ersten Ausführung.
Intervall: Häufigkeit der Ausführung, von wöchentlich bis jährlich
Benötigte Ausführer: So viele Mitarbeiter werden benötigt.
Abweichende Anweisungen: Für jede Schicht kann eine Anweisung hinterlegt werden.
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, gelangen wir mit einen klick auf weiter zu der Ausführerauswahl.
Über Ausführer hinzufügen wird festgelegt, ob ein Mitarbeiter oder ein Lieferant (Subunternehmer) die Schicht und Einsätze durchführt.
Mit einem Klick auf Mitarbeiter öffnet sich ein weiteres Fenster.
Um einer Schicht einen Ausführer hinzuzufügen, kann bereits mit dem Filter vorgefiltert werden, sodass nur passende Ausführer angezeigt werden.
Für den Filter stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Kennt das Objekt: Zeigt nur Ausführer an, die bereits im Objekt waren.
Status: Zeigt alle aktiven/inaktiven/gekündigte Ausführer an.
Leistung: Alle Ausführer einer bestimmten Leistung anzeigen.
Stadt/PLZ: Ausführer anzeigen die aus dieser Stadt/PLZ stammen.
Führerschein (Klasse B): Zeigt alle Ausführer an, die einen Führerschein besitzen.
Sobald die richtige Person zur Ausführung gefunden wurde, kann diese per Checkbox ausgewählt und über Auswählen hinzugefügt werden.
Als letztes legen wir das Startdatum für den Ausführer fest, also den Beginn der ersten Ausführung.
Sollte es sich dabei um eine Leistung handeln, die zum ersten mal durch den Ausführer durchgeführt wird, kann die Leistung dem Ausführer dauerhaft hinzugefügt werden, sodass dieser per Filter schneller gefunden wird.
Nun wurde der Ausführer dem Auftrag hinzugefügt. Mendato möchte nun noch wissen, ob genau dieser Ausführung auch in die gerad erstellt Schicht gehört. Falls ja, auswählen und bestätigen.
Sobald alle Schritte zur Auftragserstellung durchgeführt wurden, öffnen sich die Auftragsinformationen.
Hier geht es zu den Fallbeispielen:
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