In Mendato kannst Du für jedes Objekt Schlüssel anlegen und verwalten. Die Schlüsselverwaltung ermöglicht es Dir, physische Schlüssel zu erfassen, sie an Mitarbeiter zu übergeben oder zurückzunehmen und jede Übergabe lückenlos zu dokumentieren.
📍 Wo? → Stammdaten > Objekte > Objekt öffnen > Bereich „Schlüssel"
Du kannst die Schlüssel eines Mitarbeiters auch direkt auf der Mitarbeiter-Detailseite einsehen.
Neuen Schlüssel erstellen
Öffne das gewünschte Objekt unter Stammdaten > Objekte.
Klicke im Bereich Schlüssel auf Hinzufügen.
Fülle die Felder aus (siehe Tabelle unten).
Klicke auf Erstellen.
Feld | Beschreibung | Pflicht? |
Schlüsselnummer | Eindeutige Bezeichnung des Schlüssels (z. B. „K-001", „Haupteingang") | Ja |
Notiz | Zusätzliche Informationen zum Schlüssel | Nein |
Schlüsselübersicht
Nach dem Klick auf die Schlüssel-Anzahl im Objekt öffnet sich die Schlüsselübersicht. Dort siehst Du alle Schlüssel des Objekts in einer Tabelle mit folgenden Informationen:
Schlüsselnummer – Die von Dir vergebene Bezeichnung
Mitarbeiter – Der Mitarbeiter, der den Schlüssel aktuell hält (oder „Nicht vergeben")
Erstellt am – Datum der Erstellung
Klicke auf einen Schlüssel, um die Details und die Übertragungshistorie einzusehen.
Schlüssel an Mitarbeiter übergeben
Wenn ein Schlüssel aktuell keinem Mitarbeiter zugewiesen ist, kannst Du ihn übergeben:
Öffne die Schlüsselübersicht des Objekts.
Klicke beim gewünschten Schlüssel auf Übergeben.
Wähle den Mitarbeiter aus, an den der Schlüssel übergeben werden soll.
Wähle das Datum der Übergabe (Voreinstellung: heute).
Füge optional eine Notiz hinzu.
Klicke auf Übergeben.
Der Schlüssel wird nun dem ausgewählten Mitarbeiter zugeordnet und die Übergabe in der Historie dokumentiert.
Schlüssel zurückgeben
Wenn ein Mitarbeiter einen Schlüssel zurückgibt:
Öffne die Schlüsselübersicht des Objekts.
Klicke beim gewünschten Schlüssel auf Zurückgeben.
Wähle den Mitarbeiter aus, von dem der Schlüssel zurückgenommen wird.
Wähle das Datum der Rückgabe.
Füge optional eine Notiz hinzu.
Klicke auf Zurückgeben.
Der Schlüssel wird als „Nicht vergeben" markiert und die Rückgabe in der Historie dokumentiert.
Schlüsseldetails & Übertragungshistorie
Klicke auf einen Schlüssel in der Übersicht, um die Detailansicht zu öffnen. Dort findest Du zwei Bereiche:
Details:
Schlüsselnummer
Objekt (Name und Adresse)
Aktueller Mitarbeiter (mit Möglichkeit zur Übergabe oder Rückgabe)
Notiz
Erstellt am
Übertragungen:
Eine chronologische Liste aller bisherigen Übergaben und Rückgaben mit folgenden Informationen:
Datum – Wann die Übertragung stattfand
Typ – Ausgabe (Übergabe an Mitarbeiter) oder Rückgabe (Rücknahme vom Mitarbeiter)
Mitarbeiter – Der betroffene Mitarbeiter
Notiz – Optionale Bemerkung zur Übertragung
So hast Du jederzeit einen vollständigen Nachweis darüber, wer wann welchen Schlüssel erhalten oder zurückgegeben hat.
Schlüssel bearbeiten oder löschen
Bearbeiten: Öffne die Schlüsseldetails und klicke auf Bearbeiten, um Schlüsselnummer oder Notiz anzupassen.
Löschen: Über das Aktionsmenü in der Detailansicht oder der Übersicht kannst Du einen Schlüssel dauerhaft entfernen.
Schlüssel pro Mitarbeiter einsehen
Auf der Mitarbeiter-Detailseite siehst Du, wie viele Schlüssel ein Mitarbeiter aktuell hält. Klicke auf die Schlüssel-Anzahl, um eine Übersicht aller Schlüssel dieses Mitarbeiters zu öffnen – inklusive Objekt-Zuordnung und direkter Verlinkung zum jeweiligen Objekt.