Verwendungszweck für automatische Zahlungszuordnung in Mendato
Damit Mendato Bank Zahlungen automatisch zuordnen kann, muss der Kunde beim Überweisen den richtigen Verwendungszweck angeben.
Allgemeine Regel:
Vor der Rechnungs- oder Gutschriftsnummer muss eine Kennzeichnung stehen, damit das System die Zahlung erkennt.
Jahreszahl in der Rechnungsnummer – Notwendig oder nicht?
Nein, die Jahreszahl in der Rechnungsnummer ist nicht zwingend erforderlich. In Mendato kannst du problemlos eine fortlaufende Rechnungsnummer ohne Jahresangabe weiterführen.
Ist eine Jahreszahl sinnvoll?
Nicht verpflichtend, aber möglich.
Kann aus organisatorischen Gründen hilfreich sein.
Muss manuell zum Jahreswechsel angepasst werden.
Tipp: Falls du die Jahreszahl integrieren möchtest (z. B. 2024-123), solltest du dies am Jahresanfang selbst anpassen, da Mendato die Nummern fortlaufend ohne automatische Jahreswechsel verwaltet.
Jahreszahl im Rechnungspräfix vermeiden für korrekte Zuordnung
Damit Mendato die Zuordnungsvorschläge korrekt erkennt, sollte keine Jahreszahl im Rechnungspräfix verwendet werden, damit dies unproblematisch funktioniert.
Dazu sollten auch die Kunden darüber informiert werden, wie der Verwendungszweck korrekt hinterlegt wird.
Empfehlung:
Keine Jahreszahl im Präfix → Richtig:
RE123,RN123Mit Jahreszahl kann es zu Problemen kommen → Falsch:
RE2024-123
Korrekte Verwendungszwecke für Rechnungen
Beispiel Rechnungsnummer: RE123
RE123Rechnung RE123
RechnungsNr RE123
RE:RE123
RN RE123
RN: RE123
Korrekte Verwendungszwecke für Gutschriften
Beispiel Gutschriftsnummer: GS123
GS123Gutschrift GS123
GutschriftsNr GS123
GS:GS123
GN GS123
GU: GS123
Fazit: Automatische Zahlungszuordnung optimieren
Kunden sollten den richtigen Verwendungszweck verwenden, damit die Bankfunktion Zahlungen automatisch erkennt.
Die Rechnungs- oder Gutschriftsnummer muss mit einem klaren Präfix gekennzeichnet sein.
Abweichende Bezeichnungen können dazu führen, dass die Zahlung nicht automatisch zugeordnet wird.