Nach der Planung, sowie Durchfügung, gibt es in Mendato bestimmte Aufgaben die im Tagesgeschäft erledigt werden müssen. Spätestens vor Beginn der Rechnungen und Lohnbuchhaltung, sollten diese Aufgaben erledigt sein.
Sobald ein Einsatz stattgefunden hat, erwartet Mendato zur Vervollständigung:
✅ Ausstehende Menge
➡️ Die zu abrechnende Menge fehlt. Muss per Quelle: Eingabe, Leistungsbeleg oder Zeiterfassung ergänzt werden. Eine ausstehende Menge kann per klick auf 'ausstehend' hinzugefügt werden.
✅ Zeit erfassen
➡️ Es fehlt eine Zeiterfassung für den Einsatz. Ohne Zeiterfassung keine Lohn- oder Rechnungsabrechnung möglich.
✅ Zeiterfassung bestätigen
➡️ Erfasste Zeiten sind noch nicht bestätigt. Erst nach Bestätigung liegen die Zeiterfassungen gesetzeskonform im Lohndaten-Export bereit.
Hinweis: Damit Mengen und Zeiten korrekt berechnet werden, wird eine vollständige Einsatzplanung vorausgesetzt. Behalte die ‘fehlende Ausführer’ im Dashboard im Blick und kümmere Dich um die täglich Zuteilung.
1. Überprüfung aller „zu erledigen“-Aktionen
Menü „Einsätze“ öffnen: Gehe zu Einsätze im Hauptmenü.
Filter setzen: Nutze den Filter für „zu erledigen“, um dir eine Liste aller Einsätze anzeigen zu lassen, bei denen noch Aktionen offen sind. Hier kannst du gezielt nach ausstehenden Mengen, fehlenden Zeiterfassungen oder unbestätigten Zeiten suchen.
Dashboard-Übersicht: Im Dashboard wird eine Zusammenfassung angezeigt, wie viele Einsätze noch nicht vollständig sind, z.B. „Menge fehlt“ oder „Ausführungen fehlen“. Diese Informationen geben dir einen schnellen Überblick.
2. Fehlende Mengen eingeben
Einsatzdetails öffnen: Klicke in der Liste der Einsätze auf den jeweiligen Einsatz, um die Details zu öffnen.
Abrechnung bearbeiten: Im Bereich Abrechnung findest du die Positionen des Einsatzes. Wenn dort eine Menge fehlt, kannst du diese direkt eingeben, indem du auf den Stift (Bearbeiten-Symbol) klickst.
Speichern und bestätigen: Nach der Eingabe der Menge speichere die Änderungen ab, um sicherzustellen, dass die Aktion als erledigt markiert wird.
3. Weitere zu erledigende Aktionen
Zeiterfassung prüfen und bestätigen: Falls Zeiten fehlen oder noch unbestätigt sind, kannst du diese in Personal > Zeiterfassungen überprüfen. Filtere hier ebenfalls nach „unbestätigt“, um alle unvollständigen Einträge zu finden. Klicke dann auf die Zeiterfassung und bestätige sie.
Zeiten nachtragen: Wenn eine Zeiterfassung komplett fehlt, kannst du diese unter Personal > Mitarbeiter > Zeiterfassungen nachtragen. Nutze die Option Zeiterfassung erstellen und gib die Ist-Zeit sowie die Pausenzeit ein.
Zusammenfassung
Das Bearbeiten aller "zu erledigen"-Aktionen stellt sicher, dass alle Einsätze vollständig und korrekt abgeschlossen sind. Jeder offene Punkt erzeugt einen ausstehenden Posten in der Buchhaltung, der vor der Rechnungserstellung abgeschlossen werden muss. Dies ist entscheidend, um Abrechnungsfehler zu vermeiden, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, den Workflow effizient zu gestalten und korrekte Abrechnungen sicherzustellen.