Nachdem ein Kunde das Mendato Kundenportal erhalten und sich registriert hat, beginnt die eigentliche Arbeit mit dem Portal.
Wichtig ist vor allem, dass tĂ€glich die Tickets ĂŒberprĂŒft werden und mit neuen oder bestehenden EinsĂ€tzen verknĂŒpft werden. Ansonsten Ă€ndert sich in der Arbeitsweise in Mendato nichts.
Um trotzdem alle Aufgaben im Blick zu behalten, was regelmĂ€Ăig gemacht werden muss, gibt es hier eine kleine Ăbersicht:
1. Kundenanfragen & Tickets bearbeiten
Gehe zu Mendato AuftrÀge > Tickets. TÀgliche Aufgaben:
Neue Tickets prĂŒfen â Welche Kundenanfragen sind eingegangen?
Status aktualisieren â Falls eine Anfrage bearbeitet oder eingeplant ist, den Status anpassen.
Tickets mit EinsĂ€tzen verknĂŒpfen â Sobald ein Einsatz geplant ist, kann er mit dem Ticket verbunden werden.
Der Kunde sieht im Portal den Status âGeplant".Abgeschlossene Tickets als âErledigt" markieren â Sobald ein Anliegen bearbeitet wurde, den Status aktualisieren.
đĄ Tipp: RegelmĂ€Ăig Tickets ĂŒberprĂŒfen, damit keine offenen Kundenanfragen liegen bleiben.
2. EinsÀtze planen & Kunden informieren
Gehe zu Mendato AuftrÀge > EinsÀtze. TÀgliche/wöchentliche Aufgaben:
Geplante EinsĂ€tze ĂŒberprĂŒfen â Sind alle anstehenden EinsĂ€tze richtig eingeplant?
Ticket-EinsĂ€tze im Zeitplan berĂŒcksichtigen â Falls ein Ticket bearbeitet wird, sicherstellen, dass der passende Einsatz dafĂŒr eingeplant ist.
Kunde sieht geplante EinsĂ€tze im Portal â Falls Kunden RĂŒckfragen haben, können sie sich die geplanten Termine selbst ansehen.
đĄ Tipp: Durch die Verbindung von Tickets mit EinsĂ€tzen wird sichergestellt, dass Kunden immer wissen, wann ihre Anliegen bearbeitet werden.
3. Rechnungen erstellen & Zahlungen verfolgen
Gehe zu Mendato Buchhaltung > Rechnungen. RegelmĂ€Ăige Aufgaben:
Neue Rechnungen erstellen & versenden â Kunden erhalten Rechnungen direkt im Portal.
Zahlungsstatus ĂŒberwachen â Welche Rechnungen sind bezahlt, offen oder ĂŒberfĂ€llig?
Erinnerungen versenden â Falls eine Rechnung ĂŒberfĂ€llig ist, kann eine Mahnung geschickt werden.
Kunde sieht Rechnungen & Zahlungsstatus im Portal â Keine Notwendigkeit mehr, Rechnungen manuell zu senden.
đĄ Tipp: RegelmĂ€Ăige Abrechnungen reduzieren RĂŒckfragen & verbessern die ZahlungseingĂ€nge.
4. Leistungsbelege verwalten & unterschreiben lassen
Gehe zu Mendato AuftrÀge > EinsÀtze > Leistungsbelege. Wichtige Aufgaben:
Offene Leistungsbelege ĂŒberprĂŒfen â Welche Belege mĂŒssen noch vom Kunden unterschrieben werden?
Kunden erinnern, offene Belege zu unterschreiben â Falls nötig, kann der Kunde im Portal daran erinnert werden.
Unterschriebene Belege fĂŒr die Abrechnung nutzen â Sind alle Belege unterschrieben, können die Rechnungen schneller erstellt werden.
đĄ Tipp: Leistungsbelege regelmĂ€Ăig prĂŒfen, um Verzögerungen bei der Abrechnung zu vermeiden.
5. Sichtbarkeit & Kundenrechte verwalten
Gehe zu Stammdaten > Kunden > Kundenportal-Einstellungen. Bei Bedarf anpassen:
Welche Daten sieht der Kunde? (z. B. EinsĂ€tze, Rechnungen, AusfĂŒhrer)
Falls ein Kunde bestimmte Informationen nicht sehen soll, können die Rechte angepasst werden.
đĄ Tipp: StandardmĂ€Ăig sind alle wichtigen Funktionen sichtbar. Falls Kunden weniger Einsicht haben sollen, kann das individuell eingestellt werden.
Fazit: Was muss man regelmĂ€Ăig tun?
Tickets bearbeiten & mit EinsĂ€tzen verknĂŒpfen â Kunden wissen, wann ihre Anfragen erledigt werden.
EinsĂ€tze planen & sicherstellen, dass Kunden alle Infos haben â Transparenz sorgt fĂŒr weniger RĂŒckfragen.
Rechnungen verwalten & Zahlungen im Blick behalten â Mahnungen vermeiden, ZahlungseingĂ€nge verbessern.
Leistungsbelege prĂŒfen & abschlieĂen â Schnellere Freigabe fĂŒhrt zu reibungsloser Abrechnung.
Einstellungen verwalten, falls sich Anforderungen Ă€ndern â Kundenrechte flexibel anpassen.
đĄ Tipp: Durch regelmĂ€Ăige Pflege und Updates im Kundenportal lassen sich Verwaltungsaufwand reduzieren, Kommunikation verbessern & AblĂ€ufe optimieren.