Nachdem ein Kunde das Mendato Kundenportal erhalten und sich registriert hat, beginnt die eigentliche Arbeit mit dem Portal.
Wichtig ist vor allem, dass täglich die Tickets überprüft werden und mit neuen oder bestehenden Einsätzen verknüpft werden. Ansonsten ändert sich in der Arbeitsweise in Mendato nichts.
Um trotzdem alle Aufgaben im Blick zu behalten, was regelmäßig gemacht werden muss, gibt es hier eine kleine Übersicht:
1️⃣ Kundenanfragen & Tickets bearbeiten
📌 Wo? → Mendato Aufträge > Tickets
✅ Tägliche Aufgaben:
Neue Tickets prüfen – Welche Kundenanfragen sind eingegangen?
Status aktualisieren – Falls eine Anfrage bearbeitet oder eingeplant ist, den Status anpassen.
Tickets mit Einsätzen verknüpfen – Sobald ein Einsatz geplant ist, kann er mit dem Ticket verbunden werden.
→ Der Kunde sieht im Portal den Status „Geplant“.Abgeschlossene Tickets als „Erledigt“ markieren – Sobald ein Anliegen bearbeitet wurde, den Status aktualisieren.
💡 Tipp: Regelmäßig Tickets überprüfen, damit keine offenen Kundenanfragen liegen bleiben.
2️⃣ Einsätze planen & Kunden informieren
📌 Wo? → Mendato Aufträge > Einsätze
✅ Tägliche/Wöchentliche Aufgaben:
Geplante Einsätze überprüfen – Sind alle anstehenden Einsätze richtig eingeplant?
Ticket-Einsätze im Zeitplan berücksichtigen – Falls ein Ticket bearbeitet wird, sicherstellen, dass der passende Einsatz dafür eingeplant ist.
Kunde sieht geplante Einsätze im Portal – Falls Kunden Rückfragen haben, können sie sich die geplanten Termine selbst ansehen.
💡 Tipp: Durch die Verbindung von Tickets mit Einsätzen wird sichergestellt, dass Kunden immer wissen, wann ihre Anliegen bearbeitet werden.
3️⃣ Rechnungen erstellen & Zahlungen verfolgen
📌 Wo? → Mendato Buchhaltung > Rechnungen
✅ Regelmäßige Aufgaben:
Neue Rechnungen erstellen & versenden – Kunden erhalten Rechnungen direkt im Portal.
Zahlungsstatus überwachen – Welche Rechnungen sind bezahlt, offen oder überfällig?
Erinnerungen versenden – Falls eine Rechnung überfällig ist, kann eine Mahnung geschickt werden.
Kunde sieht Rechnungen & Zahlungsstatus im Portal – Keine Notwendigkeit mehr, Rechnungen manuell zu senden.
💡 Tipp: Regelmäßige Abrechnungen reduzieren Rückfragen & verbessern die Zahlungseingänge.
4️⃣ Leistungsbelege verwalten & unterschreiben lassen
📌 Wo? → Mendato Aufträge > Einsätze > Leistungsbelege
✅ Wichtige Aufgaben:
Offene Leistungsbelege überprüfen – Welche Belege müssen noch vom Kunden unterschrieben werden?
Kunden erinnern, offene Belege zu unterschreiben – Falls nötig, kann der Kunde im Portal daran erinnert werden.
Unterschriebene Belege für die Abrechnung nutzen – Sind alle Belege unterschrieben, können die Rechnungen schneller erstellt werden.
💡 Tipp: Leistungsbelege regelmäßig prüfen, um Verzögerungen bei der Abrechnung zu vermeiden.
5️⃣ Sichtbarkeit & Kundenrechte verwalten
📌 Wo? → Stammdaten > Kunden > Kundenportal-Einstellungen
✅ Bei Bedarf anpassen:
Welche Daten sieht der Kunde? (z. B. Einsätze, Rechnungen, Ausführer)
Falls ein Kunde bestimmte Informationen nicht sehen soll, können die Rechte angepasst werden.
💡 Tipp: Standardmäßig sind alle wichtigen Funktionen sichtbar. Falls Kunden weniger Einsicht haben sollen, kann das individuell eingestellt werden.
🚀 Fazit: Was muss man regelmäßig tun?
🔹 Tickets bearbeiten & mit Einsätzen verknüpfen – Kunden wissen, wann ihre Anfragen erledigt werden.
🔹 Einsätze planen & sicherstellen, dass Kunden alle Infos haben – Transparenz sorgt für weniger Rückfragen.
🔹 Rechnungen verwalten & Zahlungen im Blick behalten – Mahnungen vermeiden, Zahlungseingänge verbessern.
🔹 Leistungsbelege prüfen & abschließen – Schnellere Freigabe führt zu reibungsloser Abrechnung.
🔹 Einstellungen verwalten, falls sich Anforderungen ändern – Kundenrechte flexibel anpassen.
💡 Tipp: Durch regelmäßige Pflege und Updates im Kundenportal lassen sich Verwaltungsaufwand reduzieren, Kommunikation verbessern & Abläufe optimieren! 🚀