Leistungsbelege sind Dokumente, die den erbrachten Aufwand oder die geleistete Arbeit festhalten. Sie dienen als Nachweis für den Kunden und sind eine Grundlage für die Abrechnung, insbesondere bei Aufträgen, die nach tatsächlichem Aufwand berechnet werden. Hier eine Übersicht, wie Leistungsbelege in Mendato funktionieren und wie sie erstellt und genutzt werden können:
1. Was sind Leistungsbelege?
Definition: Ein Leistungsbeleg dokumentiert die geleistete Arbeit oder den erbrachten Service und wird vom Kunden unterschrieben, um die erbrachte Leistung zu bestätigen.
Nutzen: Sie schaffen Transparenz und dienen als rechtlich bindender Nachweis, falls es zu Diskussionen über die erbrachte Leistung kommt.
2. Wie werden Leistungsbelege erstellt?
Manuell erstellen
Direkt im Einsatz: Öffne den Einsatz in Mendato und wähle unter den Aktionen die Option, einen Leistungsbeleg zu erstellen. Du kannst die Menge entweder als feste oder dynamische Eingabe über eine Leistungsbeleg-Vorlage festlegen.
Manuelle Erstellung für individuelle Einsätze: Dies ist sinnvoll, wenn eine Leistung nicht automatisch über eine Vorlage abgedeckt ist oder bei einmaligen Aufträgen.
Automatisch erstellen
Automatisierung über Schichten: Leistungsbelege können automatisch erzeugt werden, wenn bei der Erstellung der Schicht die Option "Leistungsbeleg automatisch erzeugen" aktiviert wird. So werden für alle zukünftigen Einsätze automatisch Leistungsbelege erstellt.
Vorteil der Automatisierung: Reduziert den manuellen Aufwand und verhindert Fehler, insbesondere bei wiederkehrenden Einsätzen.
3. Gibt es eine Vorlage für Leistungsbelege?
Leistungsbeleg-Vorlage: Du kannst eine Vorlage über die Leistung im Auftrag erstellen. Nützlich wenn es immer eine feste Menge benötigt oder die Uhrzeit ausgeblendet werden soll.
Anpassungsmöglichkeiten:
Feste Menge: Nutze diese Option, wenn die Leistung immer gleich ist (z.B. eine pauschale Unterhaltsreinigung).
Dynamische Menge: Wähle diese Option, wenn der Aufwand variiert und flexibel erfasst werden soll.
Zusätzliche Optionen: Die geplante Dauer für den Ausführer kann ausgeblendet werden, um diese Information dem Kunden nicht offenzulegen.
4. Wie erhält der Mitarbeiter den Leistungsbeleg?
Über Mendato Operations: Der Leistungsbeleg wird in der Mendato Operations App angezeigt. Der Mitarbeiter kann den Beleg vor Ort präsentieren und vom Kunden unterschreiben lassen.
Alternative Unterschriftsmethode: Falls der Kunde nicht vor Ort ist, kann ein digitaler Link zum Unterschreiben des Belegs versendet werden.
5. Wie kann der Leistungsbeleg unterschrieben werden?
Digitale Unterschrift: Der Kunde unterschreibt direkt in der Mendato Operations App auf dem Gerät des Mitarbeiters.
Versand per Link: Der Beleg kann als Link verschickt werden, damit der Kunde die Leistung bequem online unterschreiben kann.
Kundenportal: Der Kunde kann ganz bequem über das Kundenportal den Leistungsbeleg unterschreiben.
6. Wo kann man den Leistungsbeleg downloaden und dem Kunden senden?
Download des Leistungsbelegs: Nach der Unterschrift kann der Leistungsbeleg in Mendato heruntergeladen werden. Gehe dazu in die Mendato Aufträge > Leistungsbelege und klicke auf das Menü, um den Beleg herunterzuladen.
Versand an den Kunden: Der heruntergeladene Leistungsbeleg kann per E-Mail oder über andere Kommunikationswege direkt an den Kunden gesendet werden.
Zusammenfassung
Leistungsbelege in Mendato sind eine effektive Möglichkeit, die erbrachte Arbeit zu dokumentieren und rechtssicher zu bestätigen. Die Flexibilität, sie manuell oder automatisch zu erstellen, erleichtert die Abrechnung und spart Zeit. Der Mitarbeiter kann den Leistungsbeleg über die Mendato Operations App oder einen digitalen Link zur Unterschrift vorlegen, und alle Belege können einfach heruntergeladen und dem Kunden übermittelt werden.